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XBRL和文档管理:一场完美的风暴
2009-02-26 来源:CIO 编辑:XBRL 浏览量:

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如何在改进报送流程使其符合规定的同时将美国证券交易委员会(SEC)对XBRL(可扩展商业报告语言)的强制要求转变为一个机遇?把XBRL支持的文档管理策略作为公司内部报送流程的一部分,这样既能促进合规工作又能节省开支。

成功策略

文档管理是基于应用结构化内容这一原则之上,即将文档归入有意义的各个组成部分,然后以系统化方式贴上标签。在公司财务报送过程中应用到财务内容的结构是XBRL,这一基于XML的财务标准能够转换、甚至可以改革公司的财务信息来达成商业目标。随着美国证券交易委员会强制要求使用XBRL的法令颁布,眼下是利用这两个趋同的行业最佳实践的最好时机。XBRL这一标准化结构使得公司财务部门更好运用文档管理系统。而在过去,标准化结构的缺乏一度阻碍了文档管理策略在该领的应用。

长久以来人们都认为文档管理流程可以加快公司信息材料传输速度、提高全球企业发布信息内容的质量和准确性、提高员工效率和满意度从而减少发布成本。IT部门一直希望财务部门可以公开数据,采用文档管理实践来改进归档、内容再利用和数据管理。展望未来,成功的公司将会利用文档管理实践来优化其报送过程。

外包XBRL还是“内包”XBRL

大部分首席财务官和外部报送主管很可能会选择短期解决方法,把XBRL文档要求“外包”给财务信息发布商。考虑到时间限制,这对于首批500家要赶在2009年6月前报送的公司来说是个有效的选择。“外包”方式把准确标记的压力转移到第三方,但对公司自身来说只是增加了公司报送过程的另一笔服务费,并没有带来任何实际的益处。但是在某些情况下,由于报送要求的复杂性,报送过程必须在公司内部完成。将标记工作转移到公司内部或者说“内包”,首先提供了更好理解XBRL技术的机会,其次也能检验基于XBRL的结构化内容在公司报送过程中重新使用的益处。

更为冒险的会计师可能会选择将标记工作“内包”,让外部报送主管负责专业标记,采用在过去几个月中出现的众多XBRL标注工具中的一种来填补空缺。但是在最初的几次报送周期后,这些方法显然只会给公司报送部门的有限资源带来更多压力,并且不过是以另一种方式从一个软件“剪切和粘贴”到另一个软件。成功的秘诀是自动化,必须把人工的标记过程转变为与现有公司报送流程相结合的自动化过程。

报送文档内容的来源可以与公司报表生成流程直接关联。目前,后台财务和企业资源计划(ERP)系统让用户将主要财务报表输出为XBRL格式。此外,注释部分,如管理层的注释和讨论或附注,可以很容易地储存在内容管理系统中,该系统现在支持XBRL内容的存储和恢复。如果公司目前的财务系统没有XBRL输出功能,目前市场上有很多完全自动化的XML映射工具,可以很方便地作为插件安装并创建出需要的XBRL内容。文档管理系统将所有这些文档创建内容来源连接到一个安全的合作流程。

想象一下,除了文档的主要作者和把关人(通常是外部报送主管),在准备完毕并可提交给美国证券交易委员会之前,一份文档需要经过多少人之手。报送过程需要多方的审查和意见,对报送文档进行审查、重新使用并为其创造附加值。他们包括:

决策者(首席执行官、首席财务官、首席运营官)

•内部审计人员

•法律人员

•企业传播人员

•投资关系人员

•网络管理员

有了XBRL支持的文档管理系统,会计部可以使用多种来源的数据编写复杂的报送文档、监控审查周期、输入和输出文档、必要时从来源处刷新数据、追踪变更,并且确保以连贯、安全、分散的方式重新使用内容,以满足各种出版和投资者交流的需求。

XBRL:连接文档的格式

XBRL从本质上来说是一种连接技术。文档创建完毕传阅时,它不仅与内容的来源(会计系统、文档档案夹、ERP数据库)相关联,还与其它帮助审阅者做出明智决定的资源相关联。例如,美国通用会计准则(U.S.GAAP)分类标准附有一个参考链接库,把相关的概念与美国财务会计准则委员会(FASB)的权威文献相联系。所以如果读者不理解文档中的“公允价值评估”的含义,可以点击访问关于这个概念的最新在线文档。同样的功能还能让读者访问公司的会计政策与程序指南,读者能在其中直接看到公司如何阐释美国财务会计准则委员会就相关话题作出的裁决。

为何是现在?

如果观察一下你的公司,可能会发现文档管理、结构化内容创建和XML已经得到了广泛应用。市场部、技术出版部、销售部和培训部一直都大力支持并积极实践文档管理系统。通过采用结构化方式管理指南、数据表、备件目录、安全和培训内容以及其它核心出版物,可以大幅度地消减成本。在其它领域,一些直接影响收入增长的关键文档,如提案、征求建议书回复、销售相关资料、合同等已经被纳入了文档管理系统。文档管理系统使得售前部门和销售部门可以重新利用内容,销售人员可以访问同一个数据库,里面包含了现有的已确认的征求建议书回复和标准内容组件,并可由此创建定制的个性化提案和信件,从而提高销售成功率。同样的文档管理原则被完整地记录了下来,随时可以应用到财务内容中。

现在我们需要把这些原则应用到公司报送过程,让各个部门享受由此带来的益处。在文档管理系统中,人们可以在投资者关系网站上安全地重新使用标记和储存的内容。这些内容可以在报送前由内部审计人员、法律人员和企业传播人员安全地查看和修改。而最大的益处在于,通过版本控制和更改管理,这些内容在下一次的报送周期中可以更新并重新使用。

利用XBRL文档固有的结构,用户可以通过内容管理和发布系统的最新进展来创建出一个全程跟踪的公司报告解决方案,包括财务信息的编写、审核、发布、翻译和管理。

在资源和资金紧缺的情况下,利用美国证券交易委员会强制令的时机来审视公司报送策略很有意义。展望未来,关键是要在财务报送中采取有效的文档管理策略。随着XBRL标准的出现,要求使用XBRL的强制令已经颁布,使用结构化内容的时机已经到来。这将是一场完美的风暴。请利用这场风暴,它将为您的公司带来重大影响

Diane Mueller在过去的9年里一直积极参与XBRL标准的开发。她是XBRL国际指导委员会(XBRL International Steering Committee)在加拿大的代表,是该组织的副主席,并且担任XBRL绘制和软件互操作性小组的负责人。http://na.justsystems.com/xbrl_blog/

 
 
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